Referat Organizacyjny

Kierownik – Małgorzata Kondraciuk, e-mail: m.kondraciuk@ilowa.pl, tel. 68 368 14 23

Maria Sokołowska, e-mail: m.sokolowska@ilowa.pl, tel. 68 368 14 14

Agnieszka Suchodolska, e-mail: ilowa@ilowa.pl, tel. 68 368 14 00

Wojciech Knap, e-mail: informatyk@ilowa.pl, tel. 68 368 14 13

 

Do zadań Referatu Organizacyjnego należy:

  • prowadzenie sekretariatu (zapewnienie obsługi organizacyjnej i administracyjnej dla kierownictwa Urzędu),
  • prowadzenie informacji w zakresie kompetencji i działania organów administracji publicznej i jednostek organizacyjnych na terenie Gminy, udzielanie informacji o trybie załatwiania spraw w Urzędzie,
  • organizowanie prowadzenia spedycji poczty, przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu,
  • prowadzenie ewidencji korespondencji,
  • prowadzenie centralnego rejestru skarg i wniosków oraz rejestru pism wpływających do Urzędu,
  • przygotowywanie pomieszczeń i obsługa kancelaryjna spotkań i zebrań organizowanych przez Burmistrza,
  • obsługa kancelaryjna interesantów zgłaszających skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów z pracownikami Urzędu,
  • prowadzenie rejestru zarządzeń Burmistrza,
  • prowadzenie rejestru i przygotowywanie pełnomocnictw – upoważnień na zlecenie Burmistrza,
  • sporządzanie okresowych sprawozdań z działalności Burmistrza na sesje Rady,
  • prowadzenie obsługi kancelaryjno – biurowej Rady i Komisji,
  • podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzeniem sesji, zebrań, posiedzeń i spotkań Rady i Komisji,
  • protokołowanie sesji, posiedzeń, zebrań i spotkań,
  • sprawowanie nadzoru nad właściwym obiegiem dokumentów, przekazywanie za pośrednictwem sekretariatu korespondencji do i od Rady, Komisji oraz poszczególnych radnych,
  • prowadzenie rejestru uchwał i innych postanowień Rady oraz ich udostępnianie mieszkańcom,
  • prowadzenie rejestru wniosków, zapytań i interpelacji składanych przez radnych,
  • przyjmowanie spraw sygnalizowanych przez radnych,
  • organizowanie i obsługa spotkań Burmistrza, radnych z mieszkańcami,
  • organizowanie wyborów: prezydenckich, parlamentarnych, samorządowych i sołeckich,
  • obsługa zebrań wiejskich, przechowywanie protokołów i uchwał zebrań wiejskich,
  • wspieranie i upowszechnianie idei samorządowej,
  • organizowanie wyborów ławników do sądów powszechnych i sądów pracy i ubezpieczeń społecznych,
  • prowadzenie archiwum zakładowego:
  • przyjmowanie i gromadzenie akt,
  • ewidencjonowanie akt,
  • udostępnianie akt,
  • podział akt na kategorie,
  • konserwacja akt,
  • brakowanie akt,
  • przekazywanie akt kategorii „A”,
  • prowadzenie dokumentacji administracyjno – biurowej z zakresu przynależności Gminy do związków gminnych oraz stowarzyszeń i fundacji,
  • zapewnienie obsługi administracyjno – gospodarczej Urzędu poprzez:
  • zarządzanie budynkiem Urzędu, prowadzenie w nim bieżących prac konserwacyjnych, porządkowych i gospodarczych,
  • zapewnienie ochrony mienia urzędu,
  • analizę kosztów funkcjonowania Urzędu,
  • planowanie i organizację zaopatrzenia materiałowo – technicznego w środki trwałe, materiały biurowe i kancelaryjne,
  • obsługę i zabezpieczenie łączności telefonicznej oraz poczty elektronicznej,
  • racjonalne gospodarowanie środkami rzeczowymi, drukami, formularzami,
  • zaopatrywanie Urzędu w pieczęcie, kasowanie ich po zużyciu, prowadzenie rejestru,
  • prenumeratę wydawnictw czasopism i dzienników, zaopatrywanie Referatów w literaturę fachową zgodnie ze zgłoszonym zapotrzebowaniem,
  • zapewnienie prawidłowego funkcjonowania ksera,
  • prowadzenie rejestru faktur i rachunków,
  • prowadzenie rejestru podróży służbowych.
  • prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych;
  • organizacja pracy:
  • zapewnienie sprawnej organizacji pracy i funkcjonowania Urzędu, jego komórek organizacyjnych – usprawnienie prac Urzędu oraz wprowadzenie nowych metod i technik zarządzania,
  • opracowywanie i aktualizowanie Regulaminu Organizacyjnego, kontrola jego funkcjonowania – wyciąganie wniosków z wyników kontroli,
  • opracowywanie i aktualizacja Regulaminu Pracy,
  • organizowanie prac związanych z opracowaniem i aktualizacją Statutu, statutów jednostek pomocniczych i jednostek organizacyjnych gminy,
  • organizacja prac związanych z przeprowadzeniem okresowych ocen pracowników samorządowych,
  • kompletowanie i przechowywanie aktów normatywnych oraz zbiorów przepisów prawa,
  • prowadzenie, poprzez współpracę z Powiatowym Urzędem Pracy, punktu informacyjnego o rynku pracy, możliwości szkoleń i zatrudnienia,
  • prowadzenie całości spraw związanych ze współpracą Gminy z organizacjami pozarządowymi, w tym opracowywanie projektów rocznych planów współpracy,
  • wykonywanie zadań z zakresu utrzymania czystości w pomieszczeniach Urzędu, ich stanu technicznego oraz pełnienie funkcji zarządcy budynków lub ich części wykorzystywanych dla potrzeb Urzędu,
  • nadzór nad całością prac związanych z informatyzacją Urzędu i gminnych jednostek organizacyjnych,
  • obsługa informatyczna (serwis) oraz doradztwo informatyczne dla pracowników Urzędu i gminnych jednostek organizacyjnych,
  • administrowanie siecią komputerową Urzędu, w tym zarządzanie systemem dostępu do zbioru danych i zapewnienie prawidłowej realizacji ustaw i przepisów szczególnych w tym zakresie,
  • zapewnienie bezpieczeństwa danych zawartych w komputerowych zbiorach danych Urzędu zgodnie z obowiązującymi przepisami i regulacjami wewnętrznymi przyjętymi w Urzędzie,
  • planowanie i realizacja rozwoju sieci informatycznej Urzędu oraz modernizacja istniejącej infrastruktury, w tym zakupy sprzętu,
  • wdrażanie zakupionych programów stosownie do aktualnych potrzeb Urzędu,
  • realizacja zadań na rzecz promocji Gminy (prowadzenie i aktualizacja serwisu www),
  • bieżące informowanie mieszkańców o działaniach władz lokalnych przez administrowanie podmiotowej strony BIP,
  • prowadzenie szczegółowej ewidencji sprzętu komputerowego i elektronicznego,
  • prowadzenie rejestru zleconych usług na świadczenie obsługi programów komputerowych,
  • kontrolowanie oprogramowania pracującego w Urzędzie w zakresie jego legalności wynikającej z ustawy o ochronie praw autorskich.