Referat Organizacyjny

Kierownik – Małgorzata Kondraciuk, e-mail: m.kondraciuk@ilowa.pl, tel. 68 368 14 23

Agnieszka Suchodolska, e-mail: ilowa@ilowa.pl, tel. 68 368 14 00

Małgorzata Hajdas-Grzesik, e-mail: promocja@ilowa.pl, tel. 68 368 14 14

Tomasz Bałuszek, e-mail: t.baluszek@ilowa.pl, tel. 68 368 14 13

 

Do zadań Referatu Organizacyjnego należy:

  • prowadzenie sekretariatu (zapewnienie obsługi organizacyjnej i administracyjnej dla kierownictwa Urzędu),
  • prowadzenie informacji w zakresie kompetencji i działania organów administracji publicznej i jednostek organizacyjnych na terenie Gminy, udzielanie informacji o trybie załatwiania spraw w Urzędzie,
  • organizowanie prowadzenia spedycji poczty, przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu,
  • prowadzenie ewidencji korespondencji,
  • prowadzenie centralnego rejestru skarg, wniosków i petycji oraz rejestru pism wpływających do Urzędu,
  • obsługa kancelaryjna interesantów zgłaszających skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów z pracownikami Urzędu,
  • prowadzenie rejestru wniosków o udzielenie informacji publicznej i koordynowanie działań związanych z udzieleniem odpowiedzi na wnioski przez referaty;
  • prowadzenie rejestru jednostek organizacyjnych gminy;
  • prowadzenie rejestru zarządzeń Burmistrza,
  •  prowadzenie rejestru i przygotowywanie pełnomocnictw – upoważnień na zlecenie Burmistrza,
  •  zapewnienie skutecznego sposobu publikacji prawa miejscowego, obwieszczeń oraz informacji o charakterze publicznym na terenie gminy;
  • prowadzenie zbiorów aktów prawnych organów gminy;
  •  zapewnienie terminowego przygotowania materiałów na posiedzenia Rady;
  •  sporządzanie okresowych sprawozdań z działalności Burmistrza na sesje Rady,
  • prowadzenie obsługi kancelaryjno – biurowej Rady i Komisji,
  •  podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzeniem sesji, zebrań, posiedzeń i spotkań Rady i Komisji,
  •  protokołowanie sesji, posiedzeń, zebrań i spotkań,
  • sprawowanie nadzoru nad właściwym obiegiem dokumentów, przekazywanie za pośrednictwem sekretariatu korespondencji do i od Rady, Komisji oraz poszczególnych radnych,
  • prowadzenie rejestru uchwał i innych postanowień Rady oraz ich udostępnianie mieszkańcom,
  •  prowadzenie rejestru wniosków, zapytań i interpelacji składanych przez radnych oraz koordynowanie działań związanych z udzieleniem odpowiedzi,
  • organizowanie i obsługa spotkań Burmistrza, radnych z mieszkańcami,
  •  organizowanie wyborów: prezydenckich, parlamentarnych, samorządowych i sołeckich,
  •  koordynowanie działań związanych z planowaniem wydatkowania funduszu sołeckiego w tym opiniowanie wniosków sołectw,
  • organizowanie wyborów w jednostkach pomocniczych,
  • analiza protokołów z zebrań wiejskich oraz wniosków ( w tym przechowywanie protokołów i uchwał zebrań wiejskich),
  •  przekazywanie do realizacji wniosków z protokołów sołectw;
  •  organizowanie wyborów ławników do sądów powszechnych i sądów pracy i ubezpieczeń społecznych,
  • prowadzenie archiwum zakładowego:
  •  prowadzenie dokumentacji administracyjno – biurowej z zakresu przynależności Gminy do związków gminnych oraz stowarzyszeń i fundacji,
  •  zapewnienie obsługi administracyjno – gospodarczej Urzędu;
  •  nadzór nad gospodarowaniem mieniem urzędu i środkami budżetowymi na pokrycie kosztów jego funkcjonowania;
  •  prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych;
  •  organizacja pracy:
    – opracowywanie i aktualizacja Regulaminu Pracy,
    – organizowanie prac związanych z opracowaniem i aktualizacją Statutu, statutów jednostek pomocniczych i jednostek organizacyjnych gminy,
    – organizacja prac związanych z przeprowadzeniem okresowych ocen pracowników samorządowych,
  •  nadzór nad całością prac związanych z informatyzacją Urzędu,
  • obsługa informatyczna (serwis) oraz doradztwo informatyczne dla pracowników Urzędu,
  •  administrowanie siecią komputerową Urzędu, w tym zarządzanie systemem dostępu do zbioru danych i zapewnienie prawidłowej realizacji ustaw i przepisów szczególnych w tym zakresie,
  • zapewnienie bezpieczeństwa danych zawartych w komputerowych zbiorach danych Urzędu zgodnie z obowiązującymi przepisami i regulacjami wewnętrznymi przyjętymi w Urzędzie,
  •  planowanie i realizacja rozwoju sieci informatycznej i tym programów komputerowych oraz modernizacja istniejącej infrastruktury, w tym zakupy sprzętu,
  •  realizacja zadań na rzecz promocji Gminy,
  • aplikowanie i rozliczanie projektów środków pomocowych dotyczących promocji gminy oraz działań społecznych,
  •  współpraca z instytucjami zewnętrznymi (Urząd Wojewódzki, Urząd Marszałkowski, Starostwo Powiatowe) w zakresie wspólnych działań promocyjnych,
  •  współdziałanie przy tworzeniu i rozpowszechnianiu materiałów promocyjnych, wydawnictw reklamowych,
  •  bieżące informowanie mieszkańców o działaniach władz lokalnych przez administrowanie podmiotowej strony BIP,
  •  prowadzenie szczegółowej ewidencji sprzętu komputerowego i elektronicznego,
  •  prowadzenie rejestru zleconych usług na świadczenie obsługi programów komputerowych,
  • kontrolowanie oprogramowania pracującego w Urzędzie w zakresie jego legalności wynikającej z ustawy o ochronie praw autorskich,
  • koordynowanie prac związanych z ochroną danych osobowych w tym współpraca z inspektorem ochrony danych.